En Clientia, entendemos que la información jurídica es de naturaleza sensible. Por ello, no solo cumplimos con los estándares legales, sino que establecemos un compromiso ético de reserva absoluta sobre la información procesada en nuestra plataforma.
1. Compromiso de Confidencialidad Expresa
El equipo técnico y administrativo de Clientia se compromete formalmente a mantener el más estricto Secreto Profesional y Confidencialidad respecto a:
- Datos del Usuario (Abogados/Estudios): Toda la información de registro, flujos de trabajo y configuraciones del cliente.
- Datos de Terceros (Clientes de nuestros usuarios): Toda información ingresada en las bases de datos, tales como nombres de representados, estrategias judiciales, estados de causas, documentos cargados y montos financieros.
Esta obligación de confidencialidad persistirá de forma indefinida, incluso después de que el usuario decida finalizar su suscripción con el servicio.
1 bis. Roles en el tratamiento y base que lo habilita
Clientia trata conjuntos de datos que no son lo mismo y que la ley trata distinto. Distinguirlos es lo que define quién responde por cada cosa:
- Los datos personales de los clientes del estudio —nombres, RUT, causas, documentos, montos y toda la información que el Usuario incorpora a la plataforma sobre sus propios representados—: respecto de ellos, el Usuario actúa como responsable del tratamiento y Clientia como encargado, tratándolos únicamente conforme a sus instrucciones y con la exclusiva finalidad de prestarle el servicio contratado. Clientia no los usa para fines propios, no los cede ni los explota comercialmente, sin perjuicio de lo que la sección 4 advierte respecto de la información que el propio Usuario decide enviar a un proveedor de inteligencia artificial.
- Los datos de la cuenta del propio Usuario —identificación, contacto, facturación, credenciales de conexión y datos técnicos de conexión—: respecto de ellos, Clientia actúa como responsable del tratamiento.
- Los datos de quien contacta a Clientia directamente —quien completa el formulario de solicitud de demostración en este sitio— : respecto de ellos, Clientia también actúa como responsable, y los trata para evaluar y atender esa solicitud. La sección 5 detalla qué datos técnicos quedan registrados y por cuánto tiempo.
Esta distinción tiene una consecuencia práctica para el titular de los datos: si usted es cliente de un estudio que utiliza Clientia y desea ejercer sus derechos sobre la información que ese estudio maneja, el destinatario de su solicitud es el estudio, que es quien decide qué datos trata y con qué finalidad. La sección 7 explica cómo se encauza una solicitud dirigida a Clientia.
1 bis.1. Base que habilita cada tratamiento
- Datos de la cuenta del Usuario: se tratan porque son necesarios para la ejecución del contrato de prestación del servicio celebrado con Clientia.
- Datos de los clientes del Usuario: se tratan por encargo del Usuario, correspondiendo a él contar con la habilitación que la ley exige para tratarlos y para incorporarlos a la plataforma.
- Datos técnicos de conexión: se tratan por el interés legítimo de mantener la seguridad de la plataforma y de las cuentas, en los términos, finalidades y plazos acotados que detalla la sección 5.
- Funciones opcionales que el Usuario activa (avisos por Telegram, dictado por voz): operan solo si el Usuario las enciende y puede apagarlas cuando quiera. Los datos de sus clientes que circulen por ellas siguen tratándose por encargo suyo, conforme al párrafo anterior; lo que el Usuario decide con ese interruptor es el canal, no la habilitación para tratar el dato.
- Contenido incrustado en el sitio público de cada estudio (mapas y videos, sección 5.5 bis): afecta a los datos de quien visita ese sitio, y respecto de ellos el responsable es el estudio, que decide incrustarlo y debe informarlo en su propio aviso de privacidad. Clientia provee la herramienta.
2. Uso de Datos de Google y Política de Uso Limitado
Declaración de Uso Limitado (Limited Use Policy): El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google por parte de Clientia se ajustará estrictamente a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.
Para proporcionar una experiencia integrada, Clientia solicita autorización para conectarse con servicios específicos de su cuenta de Google. A continuación, detallamos exactamente cómo interactuamos con esta información:
2.1. Conexión con Google Drive
- Acceso solicitado: Solicita acceso limitado (
https://www.googleapis.com/auth/drive.file) para ver, editar, crear y eliminar únicamente los archivos y carpetas específicos que Clientia haya creado dentro de su Google Drive. Clientia no tiene acceso a sus archivos personales ni a documentos creados fuera de la plataforma.
- Uso: El sistema utiliza esta conexión exclusivamente para crear una carpeta maestra en su Google Drive (con el nombre que usted elija desde Ajustes; por defecto "Su Estudio - Archivos"), dentro de la cual se generan subcarpetas para organizar los documentos de cada uno de sus clientes y causas judiciales.
- Almacenamiento: Clientia almacena en su base de datos únicamente los identificadores (IDs de carpeta y archivo) para poder enlazar la documentación desde el perfil del cliente. No almacenamos copias físicas de los archivos de Drive en nuestros servidores.
2.2. Conexión con Google Calendar
- Acceso solicitado: Solicita acceso limitado a los eventos de su calendario (
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events) para crear, ver y gestionar eventos relacionados con su actividad en la plataforma. Clientia no administra calendarios, no accede a la configuración de su cuenta de Google ni a otros datos ajenos a los eventos.
- Uso: Se utiliza para sincronizar bidireccionalmente sus eventos. Clientia creará eventos en su Google Calendar (plazos, audiencias, reuniones) originados en la plataforma, y sincronizará en Clientia los eventos que usted modifique en su calendario respecto a las causas.
- Almacenamiento: Almacenamos temporalmente en nuestra base de datos el "ID de Evento" de Google, la fecha, la hora y el título de los eventos sincronizados para mantener la coherencia entre el sistema y su calendario. Esos eventos importados se muestran únicamente en el calendario de la aplicación y quedan excluidos de todo lo que se envía a proveedores de inteligencia artificial (ver sección 4).
2.3. Almacenamiento y Compartición de Datos de Google
- Seguridad de credenciales: Los tokens de acceso (Access Tokens y Refresh Tokens) otorgados por Google se almacenan de forma segura en nuestra base de datos para mantener la conexión activa, y se eliminan inmediatamente si usted decide desconectar la integración.
- Prohibición de venta y transferencia: Los datos obtenidos a través de las APIs de Google nunca serán vendidos, compartidos, licenciados ni transferidos a terceros con fines publicitarios, de marketing ni de minería de datos.
- Sin uso para entrenar IA: Los datos de Google no se utilizan para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial generalizados.
- Fuera del alcance de la inteligencia artificial: Las funciones de inteligencia artificial de Clientia no tienen acceso a su Google Drive ni a su Google Calendar. La sección 4 explica en detalle cómo está construida esa separación.
2.4. Retención y Eliminación de Datos de Google
- Retención mínima: Conservamos únicamente los datos de Google estrictamente necesarios para la función activa: identificadores de los archivos y carpetas de Drive creados por la app, los IDs y metadatos básicos (fecha, hora, título) de los eventos de Calendar sincronizados, y los tokens de conexión. No creamos copias ni respaldos de sus archivos de Drive.
- Eliminación al desconectar: Si usted desconecta la integración desde la plataforma o revoca el acceso desde su cuenta de Google, eliminamos de inmediato los tokens de autenticación y dejamos de acceder a cualquier dato de Google.
- Eliminación de la cuenta: Si solicita la eliminación de su cuenta de Clientia escribiendo a soporte@clientia.cl, eliminamos su base de datos junto con todos los identificadores y tokens de Google asociados, en un plazo máximo de 30 días.
3. Seguridad y Resguardo de la Información
Implementamos protocolos de seguridad de alto nivel para proteger la integridad de los datos:
- Cifrado en Tránsito (SSL/TLS): Toda la comunicación entre el dispositivo del usuario y nuestros servidores cuenta con certificados de seguridad robustos, impidiendo cualquier interceptación de terceros.
- Aislamiento de Datos (Multi-tenancy): La arquitectura de Clientia garantiza que la base de datos de cada estudio jurídico esté lógicamente separada, asegurando que la información de un usuario sea inaccesible para otros.
- Infraestructura Protegida: Nuestros servidores cuentan con firewalls activos y monitoreo constante para prevenir accesos no autorizados.
3.1. Vulneraciones de seguridad
Si se produce una vulneración de las medidas de seguridad que afecte a datos personales tratados en la plataforma, Clientia lo comunicará a los usuarios afectados por el medio más expedito de que disponga y sin dilaciones indebidas, informando la naturaleza del incidente, las categorías de datos comprometidos, las medidas adoptadas para contenerlo y las recomendaciones aplicables. Clientia practicará ante la autoridad de control competente las notificaciones que la ley le imponga respecto de los datos de los que es responsable.
Cuando la vulneración afecte a datos de los clientes de un estudio, la comunicación se dirigirá al estudio, que es el responsable de esos datos. El deber de notificar a la autoridad y a los titulares afectados recae entonces en el estudio, y Clientia le entregará sin demora todos los antecedentes que necesite para cumplirlo.
4. Inteligencia Artificial: qué recibe y qué nunca recibe
Clientia ofrece funciones asistidas por inteligencia artificial (resúmenes, borradores de bitácora, minutas de audiencia, mensajes al cliente, borradores de contrato y un asistente conversacional). Se informa lo siguiente:
Separación entre Google y la inteligencia artificial. Las funciones de inteligencia artificial de Clientia no tienen acceso a su Google Drive ni a su Google Calendar. Ningún dato obtenido a través de las APIs de Google se envía, se muestra ni se pone a disposición de ningún proveedor de inteligencia artificial, sea cual sea el proveedor que usted elija. La inteligencia artificial trabaja exclusivamente con información que usted ingresó, escribió, pegó o cargó en Clientia.
- Las funciones de Google se usan con sus propias manos: conectar la cuenta, crear carpetas, subir o abrir documentos en Drive y sincronizar el calendario son acciones que usted ejecuta desde los botones de la aplicación. No son tareas que el asistente de inteligencia artificial pueda realizar ni consultar por usted.
- Los eventos traídos desde su Google Calendar quedan fuera: la sincronización copia sus eventos a la agenda de Clientia para que usted los vea en pantalla. Esos eventos importados están marcados como tales en nuestra base de datos y se excluyen de manera expresa de todo texto que se envíe a un proveedor de inteligencia artificial.
- Escribir en su calendario no es leerlo: cuando usted agenda, mueve o elimina un compromiso en Clientia —incluso pidiéndoselo al asistente—, ese cambio se copia a su Google Calendar. Eso es enviar a Google información que usted ya había ingresado en Clientia, y no implica que dato alguno proveniente de Google llegue a la inteligencia artificial.
- Qué recibe entonces la inteligencia artificial: únicamente los datos que usted ingresó en Clientia (fichas de clientes y causas, bitácoras, agenda propia de la plataforma, apuntes de audiencia, notas), el texto de los documentos que usted sube o pega en la plataforma desde su propio equipo, y los correos que el Poder Judicial envía a las casillas del módulo de seguimiento judicial. Estos últimos no se obtienen a través de ninguna API de Google: llegan a una casilla del servicio porque el Poder Judicial los remite, o porque el propio Usuario configuró un reenvío en su cuenta de correo, tal como se explica en la sección 4 de los Términos y Condiciones.
- Dos modos, según la fase del servicio: el motor de inteligencia artificial que procesa la información (i) lo configura el propio usuario con su clave de API del proveedor que elija (modelo BYOK, Bring Your Own Key: Google Gemini o DeepSeek), o (ii) lo provee Clientia. En cualquiera de los dos modos, Clientia actúa como canal de transmisión hacia ese proveedor y no entrega esa información a ningún otro tercero. Durante la fase de marcha blanca, el motor de inteligencia artificial lo provee Clientia mediante DeepSeek. El detalle del proveedor vigente en cada momento puede consultarse escribiendo a soporte@clientia.cl.
- Condiciones del proveedor, uso para entrenamiento y resguardos que no cambian: en ambos modos, el tratamiento que el proveedor de inteligencia artificial haga de la información transmitida se rige por los términos de servicio de ese proveedor. Las condiciones públicas de DeepSeek, al igual que las de algunos otros proveedores, permiten utilizar el contenido enviado para mejorar sus modelos. Cuando el modo es BYOK, el usuario acepta esas condiciones al obtener su propia clave; cuando el motor lo provee Clientia durante la marcha blanca, esa misma advertencia rige y el usuario la acepta al aceptar las condiciones de esa fase. Por eso recomendamos revisar las condiciones del proveedor antes de elegir. En ambos modos, sin excepción, rigen igual la separación entre los datos de Google y la inteligencia artificial descrita en esta sección, y la poda automática de datos sensibles (contraseñas, tokens y claves de acceso) antes de cualquier envío a un proveedor de inteligencia artificial.
- Revisión humana: todo contenido generado por inteligencia artificial es un borrador y debe ser revisado por el usuario antes de usarse. No constituye asesoría legal.
5. Datos Técnicos de Conexión y Plazos de Conservación
Además de la información que usted ingresa en la plataforma, todo servicio en internet registra ciertos datos técnicos de la conexión. Detallamos cuáles, para qué se usan y —sobre todo— durante cuánto tiempo se conservan.
5.1. Qué se registra y con qué finalidad
Al iniciar sesión, o al enviar un formulario público (solicitud de demostración o reserva de hora), el sistema registra la dirección IP desde la que se realiza la conexión, junto con la fecha y hora y, en el caso del inicio de sesión, una descripción técnica del navegador utilizado.
- Finalidad única — seguridad del servicio: estos registros permiten detectar y frenar intentos automatizados de adivinar contraseñas y el envío masivo de formularios. Sin ellos el sistema no puede distinguir un uso legítimo de un ataque.
- Ventanas de tiempo reales: los mecanismos antiabuso solo observan los últimos 15 minutos (inicios de sesión) o la última hora (formularios públicos). Transcurrido ese lapso, el dato ya no cumple ninguna función operativa y solo se conserva por los plazos acotados de la sección siguiente.
- Registro de administración: las acciones realizadas en el panel de administración de Clientia quedan asentadas con identificación del administrador, la acción y la fecha, como medida de trazabilidad interna.
5.2. Plazos de conservación
Vencido el plazo indicado, la eliminación se ejecuta de forma automática y periódica mediante un proceso programado, sin necesidad de solicitud del titular:
| Registro | Qué ocurre al vencer el plazo | Plazo |
|---|
| Direcciones IP asociadas a formularios públicos (solicitudes de demostración y reservas de hora) |
Se elimina la dirección IP. La solicitud o la reserva se conserva, ya que constituye información necesaria para la prestación del servicio. |
30 días |
| Registros de inicio de sesión de usuarios (dirección IP, navegador, resultado) |
Se elimina el registro completo. |
90 días |
| Registros de intentos de acceso al panel de administración |
Se elimina el registro completo. |
90 días |
| Dirección IP en el registro de acciones de administración |
Se elimina la dirección IP. El asiento de trazabilidad (administrador, acción y fecha) se conserva. |
12 meses |
Los respaldos cifrados del sistema pueden contener copias de estos registros hasta que el respaldo correspondiente es reemplazado o eliminado conforme a la rotación habitual de copias de seguridad.
5.3. Qué NO hacemos con los datos técnicos de conexión
- No se utilizan con fines publicitarios ni comerciales, ni para elaborar perfiles de comportamiento, ni se venden, ceden o licencian a terceros.
- No se envían a proveedores de inteligencia artificial. Los datos técnicos de conexión quedan íntegramente fuera del alcance de las funciones descritas en la sección 4.
- No se emplean analíticas de terceros. Clientia no incorpora Google Analytics, píxeles publicitarios ni herramientas equivalentes de seguimiento.
- Las visitas a los sitios web públicos de cada estudio se contabilizan de forma anónima: se registra únicamente un contador diario por página, sin dirección IP ni identificador alguno del visitante.
5.4. Verificación antiautomatización (Cloudflare Turnstile)
Los formularios de acceso (inicio de sesión de los estudios, inicio de sesión de administración y recuperación de contraseña), el formulario de solicitud de demostración y el formulario de contacto de los sitios web de cada estudio incorporan Cloudflare Turnstile, un servicio que distingue a una persona de un programa automatizado. Para efectuar esa verificación, la dirección IP del visitante se transmite a Cloudflare, Inc., que actúa como encargado del tratamiento con la exclusiva finalidad de emitir el resultado de la verificación. Esa transmisión implica una transferencia internacional de datos. El tratamiento que Cloudflare realiza se rige por su propia política de privacidad. Clientia no transmite a Cloudflare el contenido del formulario ni información alguna relativa a causas, clientes o documentos.
La reserva de hora en línea no utiliza Turnstile. En ese formulario el control de abuso se realiza íntegramente en nuestros servidores, mediante un límite de solicitudes por dirección IP, sin intervención de terceros.
5.5. Cookies y almacenamiento en el navegador
Clientia utiliza exclusivamente cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio: la cookie de sesión, que el servidor emite en las páginas de la aplicación y en los sitios web de los estudios —también antes de iniciar sesión, porque es la que permite, por ejemplo, devolverle lo que había escrito en un formulario si el envío falla— y que se elimina al cerrar la sesión. Este sitio de presentación (clientia.cl/app) no emite ninguna cookie; y —si usted lo autoriza expresamente al verificar su segundo factor— una cookie de dispositivo de confianza, con una duración de 30 días, que evita solicitarle el código en cada acceso desde ese mismo equipo. Adicionalmente, si usted cierra el aviso sobre cookies, esa preferencia queda guardada en el almacenamiento local de su navegador para no volver a mostrárselo. No se emplean cookies publicitarias, de analítica ni de seguimiento entre sitios.
5.5 bis. Contenido incrustado de terceros en los sitios de cada estudio
Cuando un estudio incorpora a su sitio web público un mapa de Google Maps o un video (YouTube o Vimeo), ese contenido lo entrega directamente el proveedor correspondiente. Por la naturaleza técnica de una incrustación, el proveedor recibe la dirección IP del visitante y puede escribir sus propias cookies en el navegador, sin que Clientia intervenga en ello. Esto ocurre al cargar la página, sin necesidad de que el visitante interactúe con el mapa o el video.
Clientia aplica dos medidas para acotarlo: los videos se sirven siempre desde el dominio sin cookies de la plataforma correspondiente cuando esta lo ofrece (youtube-nocookie.com), y todas las incrustaciones se emiten con la instrucción referrerpolicy="no-referrer", de modo que el proveedor no recibe la dirección de la página desde la que se cargan. La decisión de incluir o no un mapa o un video corresponde a cada estudio, y su sitio informa de ello en su propio aviso de privacidad.
5.6. Avisos operativos por Telegram (opcional, lo activa cada estudio)
Cada estudio puede conectar un bot de Telegram propio para recibir en su teléfono los avisos de su agenda. Esta función viene desactivada y solo opera si el estudio la activa y configura su bot. Cuando está activa, los mensajes que Clientia envía a Telegram FZ-LLC llevan el mínimo dato identificable: el nombre de la persona abreviado (primer nombre e inicial del apellido, «Juan P.»), la fecha y hora del compromiso, un código de referencia y, cuando el aviso lo requiere, el RUT enmascarado (12.•••.•••-9). No se transmite por ese canal el teléfono, el correo, el domicilio, el motivo de la consulta, el detalle de la causa ni los montos: esos datos se consultan en el panel de la plataforma.
Hay dos excepciones a esa regla, y conviene decirlas con precisión. La primera: si el abogado le escribe al bot para consultar la ficha de una persona concreta, la respuesta a esa consulta puntual sí puede incluir su nombre completo, su RUT y sus datos de contacto, porque es exactamente lo que él está pidiendo ver: equivale a abrir esa ficha en el panel. La segunda: si el estudio tiene activado el seguimiento de causas del Poder Judicial, los avisos de una notificación de tribunal llevan el tribunal, el rol o RIT de la causa, el tipo de escrito o de resolución y un extracto de hasta 400 caracteres del texto de la resolución, que puede contener información de la causa. No se transmite el caratulado (los apellidos de las partes) ni el nombre de quien presentó el escrito.
Telegram opera fuera de Chile, de modo que esos envíos constituyen una transferencia internacional de datos; el tratamiento que Telegram realiza se rige por su propia política de privacidad. El estudio puede desactivar esta función en cualquier momento desde sus ajustes, y desde ese instante deja de enviarse dato alguno.
5.7. Copias de seguridad fuera del servidor
Para que una falla del servidor no signifique la pérdida del expediente de un estudio, Clientia mantiene copias de seguridad fuera del servidor principal, alojadas en una unidad de Google Drive de titularidad de Clientia (nunca en la cuenta de Google de un usuario). Antes de salir del servidor, cada copia se cifra con AES-256 y la clave permanece exclusivamente en poder de Clientia: el proveedor de almacenamiento no puede leer su contenido. Si por cualquier motivo el cifrado no puede aplicarse, la copia no se envía. Estas copias se eliminan automáticamente a los 30 días. El alojamiento en Google Drive constituye una transferencia internacional de datos, limitada a archivos cifrados.
5.8. Dictado por voz (lo activa usted, en su propio navegador)
Algunas pantallas permiten dictar texto por voz en lugar de escribirlo (notas rápidas y mensajes al asistente). Esa función la provee el navegador del usuario, no el servidor de Clientia: en los navegadores basados en Chrome, el audio del micrófono se envía a los servidores de reconocimiento de voz de Google para convertirlo en texto. Solo ocurre mientras el usuario mantiene el dictado activo y por su propia decisión; si prefiere evitarlo, basta con escribir el texto. Clientia no recibe ni conserva el audio: recibe únicamente el texto ya transcrito que el usuario decide guardar.
Las audiencias quedaron fuera de esta función. Hasta agosto de 2026 los apuntes de audiencia también podían dictarse, lo que implicaba enviar el audio de la sala a los servidores de voz de Google. Esa transcripción en vivo se retiró: los apuntes de audiencia se escriben. La grabación de audio de la audiencia, que es una función distinta, no usa reconocimiento de voz de terceros — se procesa íntegramente en el dispositivo del usuario y el archivo resultante se guarda donde él decida (su propio Google Drive o su equipo).
6. Proveedores, subencargados y transferencias internacionales
Prestar este servicio exige apoyarse en infraestructura de terceros. Antes que enumerarlos en una frase larga, se detalla aquí quiénes son, para qué intervienen, qué información alcanzan a ver y dónde están, porque la ubicación importa: cuando un proveedor está fuera de Chile, el envío constituye una transferencia internacional de datos.
El servidor de la plataforma está en Chile. La base de datos de cada estudio y su expediente —fichas de clientes, casos, bitácoras, plazos, causas y las notificaciones judiciales recibidas— viven en infraestructura alojada en territorio nacional. Los archivos y documentos son la excepción y conviene decirlo con claridad: desde agosto de 2026 no se guardan en el servidor de Clientia, sino en el Google Drive del propio Usuario, cuya infraestructura está fuera de Chile. Quedan bajo su cuenta y su control, y Clientia solo alcanza la carpeta que la propia plataforma crea.
6.1. Quiénes intervienen y qué alcanzan a ver
- Google (Calendar y Drive) — fuera de Chile. Interviene solo si el Usuario conecta su cuenta. Alcanza los eventos que la plataforma escribe en su calendario y los archivos y carpetas que la plataforma crea en su Drive. No accede a nada más de esa cuenta: los permisos solicitados son los dos que detalla la sección 2.
- El proveedor de inteligencia artificial vigente (Google Gemini, con servidores fuera de Chile, o DeepSeek, con infraestructura en China) — fuera de Chile. Alcanza el texto que el Usuario envía a las funciones de inteligencia artificial, en los términos que detalla la sección 4. Es el proveedor de mayor alcance de esta lista y por eso tiene una sección propia.
- Telegram — fuera de Chile. Interviene solo si el estudio activa los avisos. Alcanza el contenido mínimo del aviso, con el detalle de resguardos de la sección 5.6.
- Cloudflare (Turnstile) — fuera de Chile. Alcanza señales técnicas del navegador y la dirección de conexión de quien completa los formularios que enumera la sección 5.4 —la reserva de hora en línea queda fuera—, para distinguir personas de robots. No recibe el contenido del formulario.
- Google Drive de titularidad de Clientia — fuera de Chile. Custodia la copia de seguridad externa, que viaja cifrada con AES-256 y es ilegible sin la clave, que no está en poder de Google. Ver sección 5.7.
- El servidor de correo que el propio Usuario configure — donde el Usuario decida. Alcanza los correos que él mismo despacha desde la plataforma con su propio remitente.
- Gmail, como casilla de entrada del módulo judicial — fuera de Chile. Las notificaciones que el Poder Judicial remite llegan a una casilla de correo alojada en Google, desde donde la plataforma las lee. Ese acceso se hace con una contraseña de aplicación y en modo de solo lectura: no es la interfaz de programación de Gmail y no forma parte de los permisos que el Usuario otorga al conectar su cuenta de Google. En esa casilla se acumulan las notificaciones judiciales con su texto y sus documentos adjuntos.
- El proveedor de servidores (VPS) y el proveedor de DNS y seguridad perimetral — el servidor de la plataforma está en Chile, según se indicó más arriba. Como toda infraestructura, su operador tiene acceso material al equipo, y está sujeto a obligaciones de confidencialidad.
6.2. Qué se hace para que salga lo menos posible
Declarar una transferencia no basta: lo que importa es cuánto viaja. Los resguardos que operan hoy, y que son verificables en el comportamiento de la plataforma, son estos:
- Nada de lo que viene de Google llega a la inteligencia artificial. Es una separación construida en el código, no una promesa de buenas intenciones, y está detallada en la sección 4.
- Los resultados de las consultas no se entregan en crudo. Cuando el asistente consulta la base del estudio, la respuesta se compone en el servidor de Clientia con una lista cerrada de campos: la fila de la base no viaja al proveedor. El RUT, el teléfono, el correo y el domicilio no están en esa lista.
- Sustitución reversible en las funciones que sí necesitan datos del expediente. En el aviso al cliente, en el contrato de honorarios y en el resumen de documentos, los identificadores —nombre, RUT, domicilio, teléfono, correo y el rol de la causa— se reemplazan por marcadores antes de salir, y el servidor repone los valores reales sobre el texto que vuelve. El abogado lee el texto completo; el proveedor nunca vio el dato.
- Hacia Telegram, minimización en los avisos automáticos: en las listas y en los avisos que la plataforma envía sola, el cliente se identifica con su primer nombre e inicial del apellido, sin teléfono ni domicilio, y los RUT que aparezcan dentro del texto de una resolución judicial se enmascaran. La sección 5.6 detalla las dos situaciones en que ese canal lleva más que eso, ambas a petición expresa del Usuario.
- El domicilio de los clientes del estudio no sale del panel hacia ningún proveedor de inteligencia artificial, ni tampoco los datos de suscripción y facturación del Usuario. Con una excepción que se declara: al redactar el contrato de honorarios sí viajan el domicilio profesional que el propio Usuario configuró y el monto pactado, porque el documento no puede escribirse sin ellos.
Lo que este resguardo no puede hacer, dicho sin rodeos: el filtro descrito opera sobre los campos identificatorios de las fichas. No puede desidentificar el texto libre —una bitácora que el Usuario redacta, un documento que sube, un apunte de audiencia—, porque ahí los nombres van dentro de la redacción. Si el Usuario escribe el nombre completo de una persona en una bitácora y luego pide a la inteligencia artificial que la resuma, ese nombre viaja. Por eso la decisión de qué se le pide a la inteligencia artificial sigue siendo del Usuario, y por eso la sección 4 describe con detalle qué recibe.
6.3. Cambios en esta lista
Clientia podrá incorporar, sustituir o dejar de utilizar los proveedores enumerados. Cuando el cambio afecte a quién trata datos personales del Usuario o de sus clientes, se informará a través de la plataforma o por correo electrónico antes de que el cambio entre en operación, actualizando esta sección. El Usuario que no esté conforme puede poner término al servicio en los términos previstos en los Términos de Servicio.
Clientia exige a sus proveedores condiciones de confidencialidad y seguridad coherentes con esta política, y no autoriza a ninguno de ellos a utilizar la información para fines propios distintos de la prestación del servicio contratado, sin perjuicio de lo que la sección 4 advierte respecto de las condiciones públicas de los proveedores de inteligencia artificial.
7. Derechos del Titular de los Datos y Revocación
De acuerdo a la Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada (Chile), y conforme al nuevo marco establecido por la Ley 21.719 sobre Protección de Datos Personales, usted puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos sobre sus datos personales:
- Acceso: saber qué datos suyos se tratan, con qué finalidad, de dónde provienen y a quiénes se han comunicado.
- Rectificación: corregir los datos inexactos, desactualizados o incompletos.
- Supresión o cancelación: pedir la eliminación de los datos cuando proceda conforme a la ley.
- Oposición: oponerse a un tratamiento determinado cuando concurran las causales legales.
- Bloqueo: pedir la suspensión temporal de cualquier operación de tratamiento mientras se resuelve una solicitud o una discusión sobre la exactitud de los datos, sin que ello implique eliminarlos.
- Portabilidad: recibir los datos que le conciernen en un formato estructurado, genérico y de uso común, y pedir que se transmitan a otro proveedor cuando sea técnicamente posible. En el caso del Usuario, la entrega se realiza a solicitud dirigida al correo de contacto, y comprende la información de su estudio contenida en la plataforma.
- Oposición a decisiones automatizadas: no quedar sujeto a decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente.
7.1. Sobre las decisiones automatizadas en esta plataforma
Clientia no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos ni que afecten significativamente al titular. Lo que tiene consecuencia procesal —singularmente el plazo: su cálculo, su fecha de vencimiento y su incorporación a la agenda— requiere siempre la confirmación expresa del abogado antes de quedar agendado. La plataforma propone; quien decide es el profesional.
Dicho eso, y para que quede escrito con exactitud, la plataforma sí ejecuta operaciones automáticas de registro y de aviso, que informan pero no deciden:
- Cuando llega una notificación del Poder Judicial, la plataforma anota sola la constancia en la bitácora del caso —incluido un resumen redactado por la inteligencia artificial— y envía sola el aviso al canal que el estudio haya configurado. Si de esa resolución se desprende un plazo, la sugerencia queda anotada en la bitácora marcada como pendiente de confirmar: anotada, no agendada.
- Si el Usuario activa el modo de respuesta automática del portal de clientes, el asistente responde directamente al cliente del estudio sin revisión previa del abogado. Es una función que viene desactivada y que el Usuario enciende bajo su responsabilidad; con el modo de borrador, en cambio, nada sale sin que el abogado lo apruebe.
- Dentro del asistente, las acciones que el propio Usuario ordena por texto o por voz se ejecutan como órdenes suyas que son. Las de mayor consecuencia —y en particular las que suponen dinero o un plazo fatal— exigen además un botón de confirmación.
Ninguna de esas operaciones adopta una decisión sobre el titular de los datos: registran lo ocurrido o lo comunican. La revisión profesional del abogado sigue siendo parte del diseño de la plataforma, no una recomendación de uso.
7.2. Revocación del acceso a sus datos de Google
Usted puede revocar el acceso de Clientia a sus datos de Google en cualquier momento, ya sea desde el panel de configuración de la plataforma o directamente desde la página de seguridad de su cuenta de Google. Al revocar el acceso, Clientia eliminará de sus servidores los tokens de autenticación asociados a su cuenta.
7.3. Cómo se ejercen y en qué plazo se responden
Las solicitudes se dirigen a soporte@clientia.cl y serán respondidas dentro de los plazos que establece la ley. Para resguardar la información de terceros, se solicitará acreditar la identidad del solicitante antes de dar curso a la petición.
Si usted es cliente de un estudio que utiliza Clientia y su solicitud recae sobre los datos que ese estudio maneja, el destinatario de la petición es el estudio, que es el responsable de esos datos conforme a la sección 1 bis. Clientia le indicará cómo dirigirse a él y, si el estudio se lo instruye, le prestará el apoyo técnico que necesite para atenderla. Clientia no rastrea a una persona dentro de las bases de sus clientes para localizar su solicitud: hacerlo contradiría el acceso acotado que describe la sección 1.
Si la respuesta no le resulta satisfactoria, o si su solicitud no fue atendida, usted puede recurrir ante la autoridad de control competente en materia de protección de datos personales.
Fin del documento.
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