Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos Personales

Este anexo regula el tratamiento de datos personales que Clientia realiza por cuenta y según las instrucciones del Estudio con ocasión de la prestación de la plataforma. Forma parte integrante de los Términos de Servicio y se complementa con las Políticas de Privacidad. En lo no previsto aquí rige la Ley N° 21.719 sobre Protección de Datos Personales y la normativa que la complemente.

1. Partes y objeto

Son partes de este anexo Clientia, en adelante «el Encargado», cuya identificación completa consta en el contrato de prestación de servicios; y el estudio jurídico o abogado titular de la cuenta, en adelante «el Responsable» o «el Estudio», cuya identificación es la que él mismo declaró al activar su cuenta.

En caso de contradicción entre este anexo y los Términos de Servicio, prevalece este anexo en todo lo relativo a datos personales.

2. Roles de cada parte

• El Estudio es el Responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, contrapartes, terceros intervinientes y de toda persona cuyos datos incorpore a la plataforma. Determina los fines y los medios esenciales, y responde de la licitud de esa incorporación.
• Clientia es Encargada y trata esos datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Estudio, que son tres y ninguna más: (a) las funcionalidades de la plataforma que el Estudio activa y utiliza, (b) las opciones de configuración que el Estudio define, y (c) este anexo, en particular su sección 6.
• Clientia declara que si en algún tratamiento determinara por sí los fines o los medios esenciales, será considerada Responsable respecto de ese tratamiento concreto y asumirá las obligaciones que de ello deriven.

2.1. El caso de la inteligencia artificial durante la marcha blanca

La regla anterior tiene hoy una consecuencia que conviene declarar y no esconder. Mientras la cuenta opera en fase de marcha blanca, las credenciales del proveedor de inteligencia artificial son de Clientia, y es Clientia quien elige el proveedor, el modelo y el volumen de texto que se le transmite. Determinando así los medios esenciales de ese tratamiento concreto, Clientia actúa respecto de él como Responsable, no como Encargada, y asume las obligaciones correspondientes.

El Estudio puede cambiar esa situación en cualquier momento, y de dos maneras: aportando su propia credencial del proveedor que elija —con lo que el tratamiento vuelve a ser por encargo suyo—, o desactivando las funciones de inteligencia artificial, sin que ello afecte al resto de la plataforma.

3. Descripción del tratamiento

Finalidad: la prestación de la plataforma de gestión legal Clientia —fichas de clientes y causas, bitácoras, plazos, agenda, audiencias, cobranza, seguimiento del Poder Judicial, asistente conversacional, sitio público del Estudio y reserva de horas.

Duración: mientras esté vigente el contrato principal, más los plazos de conservación de la sección 9.

Categorías de titulares: clientes del Estudio; contrapartes y sus representantes; testigos, peritos y terceros nombrados en documentos judiciales; niños, niñas y adolescentes en causas de familia; usuarios del panel; visitantes del sitio público y personas que reservan hora.

Categorías de datos: identificación (nombre, RUT, domicilio, teléfono, correo); datos de la causa (rol, tribunal, materia, actuaciones, escritos y resoluciones); datos económicos (honorarios, cuotas, pagos); registros técnicos (direcciones de conexión, fechas de acceso); y datos sensibles, en la medida en que el expediente los revele —salud, situación judicial, vida familiar o sexual, origen étnico—, incluidos datos de niños, niñas y adolescentes.

El Estudio reconoce que la plataforma admite la carga de documentos de contenido libre y que, por tanto, la categoría exacta de datos depende de lo que él incorpore.

4. Obligaciones de Clientia como Encargada

Clientia se obliga a:

• Tratar los datos solo según las instrucciones de la sección 2, y a informar al Estudio si a su juicio una instrucción infringe la normativa.
• Garantizar que quien acceda a los datos esté sujeto a deber de confidencialidad, y a hacer extensivo ese deber al secreto profesional que ampara la información del Estudio.
• Adoptar medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas, que se detallan en la sección 12.
• No incorporar sub-encargados distintos de los autorizados en la sección 6 sin informarlo previamente al Estudio, dándole la posibilidad de objetar y, si objeta, de poner término al servicio.
• Asistir al Estudio, en la medida de lo posible, para atender las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo que formulen los titulares.
• Asistir al Estudio en el cumplimiento de sus deberes de seguridad, de notificación de vulneraciones y de evaluación de impacto.
• A elección del Estudio, suprimir o devolver los datos al término del servicio, conforme a la sección 9.
• Poner a disposición del Estudio la información necesaria para acreditar el cumplimiento de estas obligaciones, y permitir las auditorías de la sección 10.
• Notificar al Estudio toda vulneración de seguridad sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de las 72 horas siguientes a que tome conocimiento de ella, con la información de la sección 8.

5. Obligaciones del Estudio como Responsable

• Contar con la base que la ley exige para tratar los datos que incorpore, y cumplir su deber de información hacia los titulares.
• Incorporar únicamente los datos necesarios para la finalidad perseguida.
• Configurar la plataforma conforme a su propio criterio profesional, especialmente en lo relativo al asistente de inteligencia artificial y a los canales de mensajería.
• Comunicar a Clientia cualquier solicitud de un titular o requerimiento de autoridad que afecte al tratamiento encargado.

6. Sub-encargados autorizados

El Estudio autoriza expresamente a Clientia a recurrir a los siguientes sub-encargados, con el alcance que se indica en cada caso. Clientia les impone por contrato obligaciones no menos protectoras que las de este anexo y responde de su actuación.

• El proveedor de servidores (VPS), en Chile — aloja la plataforma y las bases de datos. Alcanza todos los datos que viven en el servidor.
• Google LLC (Estados Unidos) — en cuatro papeles distintos: los archivos y carpetas que la plataforma crea en el Drive del propio Estudio; los eventos que escribe en su Calendar; la custodia de la copia de seguridad externa, que viaja cifrada; y la casilla de correo desde la que el módulo judicial lee las notificaciones del Poder Judicial.
• El proveedor de inteligencia artificial vigente — DeepSeek, con infraestructura en China, o Google Gemini, según la fase y la configuración. Recibe el texto de las consultas y de los documentos que se le envían, con los resguardos de la sección 7.
• Telegram FZ-LLC — avisos al abogado y asistente por chat. Recibe el nombre abreviado del cliente, el tribunal, el rol y un extracto de la actuación, con el detalle que precisa la sección 5.6 de las Políticas de Privacidad.
• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos) — verificación antiautomatización (Turnstile) en los formularios públicos y de acceso. Recibe la dirección de conexión del visitante y señales de su navegador. Nunca el contenido del formulario ni dato alguno de causas, clientes o documentos.

Ninguna información obtenida desde las interfaces de Google se entrega a proveedor alguno de inteligencia artificial. Es una separación implementada en el código, y la sección 4 de las Políticas de Privacidad la describe en detalle.

7. Inteligencia artificial y transferencia internacional

El Estudio conoce y acepta que las funciones de asistente y de resumen automático implican una transferencia internacional de datos hacia los proveedores de la sección 6, incluida China, cuya normativa puede no ofrecer un nivel de protección equivalente al chileno, y cuyas condiciones de servicio pueden permitir el uso de lo enviado para el entrenamiento de modelos.

7.1. Qué se hace antes de que un texto salga del servidor

• Los resultados de las consultas no viajan en crudo. Cuando el asistente consulta la base del Estudio, la respuesta se compone en el servidor con una lista cerrada de campos; el RUT, el teléfono, el correo y el domicilio no forman parte de esa lista.
• Sustitución reversible con marcadores. En las funciones que sí necesitan datos del expediente —el aviso al cliente, el contrato de honorarios y el resumen de documentos judiciales—, los identificadores se reemplazan por marcadores antes de salir, y el servidor repone los valores reales sobre el texto que vuelve: el documento que recibe el Estudio no pierde información, y el proveedor nunca vio el dato.
• Enmascaramiento de RUT en los canales de mensajería y en el texto de las resoluciones judiciales que se resumen.
• Minimización del identificador en los avisos automáticos: nombre abreviado, sin datos de contacto.

Clientia no utiliza los datos del Estudio para entrenar modelos propios ni los cede a terceros con fines distintos de la prestación del servicio.

8. Vulneraciones de seguridad

Clientia notificará al Estudio por correo electrónico a la dirección registrada en su cuenta, indicando: la naturaleza de la vulneración; las categorías y el número aproximado de titulares y de registros afectados; las consecuencias probables; las medidas adoptadas o propuestas; y un contacto para obtener más información. Si no fuera posible aportarlo todo de una vez, se hará de forma escalonada y sin dilación indebida.

La notificación a la autoridad de control y, en su caso, a los titulares afectados, corresponde al Estudio como Responsable, con la asistencia de Clientia.

9. Conservación, devolución y supresión

• Al término del servicio, el Estudio dispone de 30 días para solicitar la devolución de los datos en formato estructurado y de uso común.
• Transcurrido ese plazo, Clientia procederá a su supresión segura, incluidas las copias de respaldo, dentro de los 30 días siguientes, salvo obligación legal de conservación.
• Los registros técnicos —direcciones de conexión y trazas de acceso— se conservan por plazos acotados y se eliminan automáticamente a los 30, 90 y 365 días según el tipo de registro, conforme detalla la sección 5.2 de las Políticas de Privacidad.
• Clientia emitirá certificado de supresión a solicitud del Estudio.

10. Auditoría e información

El Estudio podrá solicitar, con 15 días de aviso y no más de una vez al año —salvo indicio fundado de incumplimiento o requerimiento de autoridad—, la información necesaria para acreditar el cumplimiento de este anexo. Las auditorías se realizarán sin comprometer la seguridad ni la confidencialidad de otros estudios usuarios de la plataforma.

11. Acceso del personal de Clientia

Clientia dispone de una función de administración que permite acceder a la cuenta de un Estudio con fines de soporte. Ese acceso es excepcional, queda registrado y se ejerce bajo el deber de confidencialidad y de secreto profesional de la sección 4.

12. Medidas de seguridad

• Aislamiento por estudio: cada Estudio tiene su propia base de datos, no una tabla compartida con otros.
• Cifrado en tránsito (HTTPS con HSTS) y credenciales cifradas en reposo en la base maestra.
• Verificación en dos pasos obligatoria para los usuarios del panel.
• Control de acceso por rol, con denegación por defecto.
• Protección contra falsificación de peticiones en las operaciones que se ejecutan en nombre del usuario.
• Consultas preparadas en todo el acceso a datos.
• Confirmación humana obligatoria para las acciones destructivas y para las que comprometen dinero o un plazo fatal solicitadas al asistente.
• Respaldos automáticos diarios con retención acotada, más una copia externa cifrada con AES-256 cuya clave no está en poder del proveedor de almacenamiento.
• Registro de novedades y vigilancia de las tareas programadas.
• Minimización de datos hacia terceros, conforme a la sección 7.

13. Responsabilidad, vigencia y ley aplicable

La responsabilidad de las partes se rige por lo dispuesto en la sección 7 de los Términos de Servicio y, mientras la cuenta se encuentre en fase de marcha blanca, por la cláusula de la sección 14 de esos mismos Términos.

Este anexo entra en vigencia junto con el contrato principal, desde el momento en que el Estudio lo acepta al activar su cuenta, y se mantiene mientras dure el tratamiento. Se rige por las leyes de la República de Chile y las controversias se someten a los tribunales ordinarios de justicia competentes.

14. Cómo se acepta y cómo se consulta

Este anexo se acepta junto con los Términos de Servicio y las Políticas de Privacidad al activar la cuenta, mediante una declaración expresa y separada. Queda permanentemente disponible en esta dirección y desde el panel de la plataforma, en Ajustes. Si su texto cambia, el Estudio será informado conforme a la sección 12 de los Términos.