Políticas de Privacidad y Confidencialidad

En Clientia, entendemos que la información jurídica es de naturaleza sensible. Por ello, no solo cumplimos con los estándares legales, sino que establecemos un compromiso ético de reserva absoluta sobre la información procesada en nuestra plataforma.

1. Compromiso de Confidencialidad Expresa

El equipo técnico y administrativo de Clientia se compromete formalmente a mantener el más estricto Secreto Profesional y Confidencialidad respecto a:

• Datos del Usuario (Abogados/Estudios): Toda la información de registro, flujos de trabajo y configuraciones del cliente.
• Datos de Terceros (Clientes de nuestros usuarios): Toda información ingresada en las bases de datos, tales como nombres de representados, estrategias judiciales, estados de causas, documentos cargados y montos financieros.

Esta obligación de confidencialidad persistirá de forma indefinida, incluso después de que el usuario decida finalizar su suscripción con el servicio.

2. Uso de Datos de Google y Política de Uso Limitado

Para proporcionar una experiencia integrada, Clientia solicita autorización para conectarse con servicios específicos de su cuenta de Google. A continuación, detallamos exactamente cómo interactuamos con esta información:

2.1. Conexión con Google Drive

• Acceso solicitado: Solicita acceso limitado (https://www.googleapis.com/auth/drive.file) para ver, editar, crear y eliminar únicamente los archivos y carpetas específicos que Clientia haya creado dentro de su Google Drive. Clientia no tiene acceso a sus archivos personales ni a documentos creados fuera de la plataforma.
• Uso: El sistema utiliza esta conexión exclusivamente para crear una carpeta maestra en su Google Drive (con el nombre que usted elija desde Ajustes; por defecto "Su Estudio - Archivos"), dentro de la cual se generan subcarpetas para organizar los documentos de cada uno de sus clientes y causas judiciales.
• Almacenamiento: Clientia almacena en su base de datos únicamente los identificadores (IDs de carpeta y archivo) para poder enlazar la documentación desde el perfil del cliente. No almacenamos copias físicas de los archivos de Drive en nuestros servidores.

2.2. Conexión con Google Calendar

• Acceso solicitado: Solicita acceso limitado a los eventos de su calendario (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events) para crear, ver y gestionar eventos relacionados con su actividad en la plataforma. Clientia no administra calendarios, no accede a la configuración de su cuenta de Google ni a otros datos ajenos a los eventos.
• Uso: Se utiliza para sincronizar bidireccionalmente sus eventos. Clientia creará eventos en su Google Calendar (plazos, audiencias, reuniones) originados en la plataforma, y sincronizará en Clientia los eventos que usted modifique en su calendario respecto a las causas.
• Almacenamiento: Almacenamos temporalmente en nuestra base de datos el "ID de Evento" de Google, la fecha, la hora y el título de los eventos sincronizados para mantener la coherencia entre el sistema y su calendario. Esos eventos importados se muestran únicamente en el calendario de la aplicación y quedan excluidos de todo lo que se envía a proveedores de inteligencia artificial (ver sección 4).

2.3. Almacenamiento y Compartición de Datos de Google

• Seguridad de credenciales: Los tokens de acceso (Access Tokens y Refresh Tokens) otorgados por Google se almacenan de forma segura en nuestra base de datos para mantener la conexión activa, y se eliminan inmediatamente si usted decide desconectar la integración.
• Prohibición de venta y transferencia: Los datos obtenidos a través de las APIs de Google nunca serán vendidos, compartidos, licenciados ni transferidos a terceros con fines publicitarios, de marketing ni de minería de datos.
• Sin uso para entrenar IA: Los datos de Google no se utilizan para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial generalizados.
• Fuera del alcance de la inteligencia artificial: Las funciones de inteligencia artificial de Clientia no tienen acceso a su Google Drive ni a su Google Calendar. La sección 4 explica en detalle cómo está construida esa separación.

2.4. Retención y Eliminación de Datos de Google

• Retención mínima: Conservamos únicamente los datos de Google estrictamente necesarios para la función activa: identificadores de los archivos y carpetas de Drive creados por la app, los IDs y metadatos básicos (fecha, hora, título) de los eventos de Calendar sincronizados, y los tokens de conexión. No creamos copias ni respaldos de sus archivos de Drive.
• Eliminación al desconectar: Si usted desconecta la integración desde la plataforma o revoca el acceso desde su cuenta de Google, eliminamos de inmediato los tokens de autenticación y dejamos de acceder a cualquier dato de Google.
• Eliminación de la cuenta: Si solicita la eliminación de su cuenta de Clientia escribiendo a soporte@clientia.cl, eliminamos su base de datos junto con todos los identificadores y tokens de Google asociados, en un plazo máximo de 30 días.

3. Seguridad y Resguardo de la Información

Implementamos protocolos de seguridad de alto nivel para proteger la integridad de los datos:

• Cifrado en Tránsito (SSL/TLS): Toda la comunicación entre el dispositivo del usuario y nuestros servidores cuenta con certificados de seguridad robustos, impidiendo cualquier interceptación de terceros.
• Aislamiento de Datos (Multi-tenancy): La arquitectura de Clientia garantiza que la base de datos de cada estudio jurídico esté lógicamente separada, asegurando que la información de un usuario sea inaccesible para otros.
• Infraestructura Protegida: Nuestros servidores cuentan con firewalls activos y monitoreo constante para prevenir accesos no autorizados.

4. Inteligencia Artificial: qué recibe y qué nunca recibe

Clientia ofrece funciones asistidas por inteligencia artificial (resúmenes, borradores de bitácora, minutas de audiencia, mensajes al cliente, borradores de contrato y un asistente conversacional). Se informa lo siguiente:

• Las funciones de Google se usan con sus propias manos: conectar la cuenta, crear carpetas, subir o abrir documentos en Drive y sincronizar el calendario son acciones que usted ejecuta desde los botones de la aplicación. No son tareas que el asistente de inteligencia artificial pueda realizar ni consultar por usted.
• Los eventos traídos desde su Google Calendar quedan fuera: la sincronización copia sus eventos a la agenda de Clientia para que usted los vea en pantalla. Esos eventos importados están marcados como tales en nuestra base de datos y se excluyen de manera expresa de todo texto que se envíe a un proveedor de inteligencia artificial.
• Escribir en su calendario no es leerlo: cuando usted agenda, mueve o elimina un compromiso en Clientia —incluso pidiéndoselo al asistente—, ese cambio se copia a su Google Calendar. Eso es enviar a Google información que usted ya había ingresado en Clientia, y no implica que dato alguno proveniente de Google llegue a la inteligencia artificial.
• Qué recibe entonces la inteligencia artificial: únicamente los datos que usted ingresó en Clientia (fichas de clientes y causas, bitácoras, agenda propia de la plataforma, apuntes de audiencia, notas), el texto de los documentos que usted sube o pega en la plataforma desde su propio equipo, y los correos que el Poder Judicial envía a las casillas del módulo de seguimiento judicial. Estos últimos no se obtienen a través de ninguna API de Google: llegan a una casilla del servicio porque el Poder Judicial los remite, o porque el propio Usuario configuró un reenvío en su cuenta de correo, tal como se explica en la sección 4 de los Términos y Condiciones.
• Dos modos, según la fase del servicio: el motor de inteligencia artificial que procesa la información (i) lo configura el propio usuario con su clave de API del proveedor que elija (modelo BYOK, Bring Your Own Key: Google Gemini o DeepSeek), o (ii) lo provee Clientia. En cualquiera de los dos modos, Clientia actúa como canal de transmisión hacia ese proveedor y no entrega esa información a ningún otro tercero. Durante la fase de marcha blanca, el motor de inteligencia artificial lo provee Clientia mediante DeepSeek. El detalle del proveedor vigente en cada momento puede consultarse escribiendo a soporte@clientia.cl.
• Condiciones del proveedor, uso para entrenamiento y resguardos que no cambian: en ambos modos, el tratamiento que el proveedor de inteligencia artificial haga de la información transmitida se rige por los términos de servicio de ese proveedor. Las condiciones públicas de DeepSeek, al igual que las de algunos otros proveedores, permiten utilizar el contenido enviado para mejorar sus modelos. Cuando el modo es BYOK, el usuario acepta esas condiciones al obtener su propia clave; cuando el motor lo provee Clientia durante la marcha blanca, esa misma advertencia rige y el usuario la acepta al aceptar las condiciones de esa fase. Por eso recomendamos revisar las condiciones del proveedor antes de elegir. En ambos modos, sin excepción, rigen igual la separación entre los datos de Google y la inteligencia artificial descrita en esta sección, y la poda automática de datos sensibles (contraseñas, tokens y claves de acceso) antes de cualquier envío a un proveedor de inteligencia artificial.
• Revisión humana: todo contenido generado por inteligencia artificial es un borrador y debe ser revisado por el usuario antes de usarse. No constituye asesoría legal.

5. Datos Técnicos de Conexión y Plazos de Conservación

Además de la información que usted ingresa en la plataforma, todo servicio en internet registra ciertos datos técnicos de la conexión. Detallamos cuáles, para qué se usan y —sobre todo— durante cuánto tiempo se conservan.

5.1. Qué se registra y con qué finalidad

Al iniciar sesión, o al enviar un formulario público (solicitud de demostración o reserva de hora), el sistema registra la dirección IP desde la que se realiza la conexión, junto con la fecha y hora y, en el caso del inicio de sesión, una descripción técnica del navegador utilizado.

• Finalidad única — seguridad del servicio: estos registros permiten detectar y frenar intentos automatizados de adivinar contraseñas y el envío masivo de formularios. Sin ellos el sistema no puede distinguir un uso legítimo de un ataque.
• Ventanas de tiempo reales: los mecanismos antiabuso solo observan los últimos 15 minutos (inicios de sesión) o la última hora (formularios públicos). Transcurrido ese lapso, el dato ya no cumple ninguna función operativa y solo se conserva por los plazos acotados de la sección siguiente.
• Registro de administración: las acciones realizadas en el panel de administración de Clientia quedan asentadas con identificación del administrador, la acción y la fecha, como medida de trazabilidad interna.

5.2. Plazos de conservación

Vencido el plazo indicado, la eliminación se ejecuta de forma automática y periódica mediante un proceso programado, sin necesidad de solicitud del titular:

Los respaldos cifrados del sistema pueden contener copias de estos registros hasta que el respaldo correspondiente es reemplazado o eliminado conforme a la rotación habitual de copias de seguridad.

5.3. Qué NO hacemos con los datos técnicos de conexión

• No se utilizan con fines publicitarios ni comerciales, ni para elaborar perfiles de comportamiento, ni se venden, ceden o licencian a terceros.
• No se envían a proveedores de inteligencia artificial. Los datos técnicos de conexión quedan íntegramente fuera del alcance de las funciones descritas en la sección 4.
• No se emplean analíticas de terceros. Clientia no incorpora Google Analytics, píxeles publicitarios ni herramientas equivalentes de seguimiento.
• Las visitas a los sitios web públicos de cada estudio se contabilizan de forma anónima: se registra únicamente un contador diario por página, sin dirección IP ni identificador alguno del visitante.

5.4. Verificación antiautomatización (Cloudflare Turnstile)

5.5. Cookies y almacenamiento en el navegador

Clientia utiliza exclusivamente cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio: la cookie de sesión, que el servidor emite en las páginas de la aplicación y en los sitios web de los estudios —también antes de iniciar sesión, porque es la que permite, por ejemplo, devolverle lo que había escrito en un formulario si el envío falla— y que se elimina al cerrar la sesión. Este sitio de presentación (clientia.cl/app) no emite ninguna cookie; y —si usted lo autoriza expresamente al verificar su segundo factor— una cookie de dispositivo de confianza, con una duración de 30 días, que evita solicitarle el código en cada acceso desde ese mismo equipo. Adicionalmente, si usted cierra el aviso sobre cookies, esa preferencia queda guardada en el almacenamiento local de su navegador para no volver a mostrárselo. No se emplean cookies publicitarias, de analítica ni de seguimiento entre sitios.

5.5 bis. Contenido incrustado de terceros en los sitios de cada estudio

5.6. Avisos operativos por Telegram (opcional, lo activa cada estudio)

5.7. Copias de seguridad fuera del servidor

Para que una falla del servidor no signifique la pérdida del expediente de un estudio, Clientia mantiene copias de seguridad fuera del servidor principal, alojadas en una unidad de Google Drive de titularidad de Clientia (nunca en la cuenta de Google de un usuario). Antes de salir del servidor, cada copia se cifra con AES-256 y la clave permanece exclusivamente en poder de Clientia: el proveedor de almacenamiento no puede leer su contenido. Si por cualquier motivo el cifrado no puede aplicarse, la copia no se envía. Estas copias se eliminan automáticamente a los 30 días. El alojamiento en Google Drive constituye una transferencia internacional de datos, limitada a archivos cifrados.

5.8. Dictado por voz (lo activa usted, en su propio navegador)

Algunas pantallas permiten dictar texto por voz en lugar de escribirlo (notas rápidas y mensajes al asistente). Esa función la provee el navegador del usuario, no el servidor de Clientia: en los navegadores basados en Chrome, el audio del micrófono se envía a los servidores de reconocimiento de voz de Google para convertirlo en texto. Solo ocurre mientras el usuario mantiene el dictado activo y por su propia decisión; si prefiere evitarlo, basta con escribir el texto. Clientia no recibe ni conserva el audio: recibe únicamente el texto ya transcrito que el usuario decide guardar.

Las audiencias quedaron fuera de esta función. Hasta agosto de 2026 los apuntes de audiencia también podían dictarse, lo que implicaba enviar el audio de la sala a los servidores de voz de Google. Esa transcripción en vivo se retiró: los apuntes de audiencia se escriben. La grabación de audio de la audiencia, que es una función distinta, no usa reconocimiento de voz de terceros — se procesa íntegramente en el dispositivo del usuario y el archivo resultante se guarda donde él decida (su propio Google Drive o su equipo).

6. Derechos del Titular de los Datos y Revocación

De acuerdo a la Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada (Chile), y conforme al nuevo marco establecido por la Ley 21.719 sobre Protección de Datos Personales, usted puede ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus datos y los de sus clientes.

Además, usted puede revocar el acceso de Clientia a sus datos de Google en cualquier momento, ya sea desde el panel de configuración de la plataforma o directamente desde la página de seguridad de su cuenta de Google. Al revocar el acceso, Clientia eliminará de sus servidores los tokens de autenticación asociados a su cuenta.

Para ejercer sus derechos o resolver dudas, envíe un correo electrónico a soporte a: soporte@clientia.cl.